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Excel 的基本操作——输入数据

一、 输入文本

单元格中的文本包括汉字、英文字母、数字和符号等。每个单元格最多可包含32767个字符。在单元格输入文字和数字,Excel 会将它显示为文本形式,输入文字,Excel 会将它作为文本处理;输入数字,Excel 会将数字作为数值处理。

选择要输入的单元格,输入数据后按【Enter】,Excel 会自动识别数据类型。

提示:如果在单元格中输入的是多行数据,在换行处按【Alt+Enter】组合键,可以实现换行。

下面以考勤表为例:

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(1) 输入以"0"开头的员工编号

如果输入以数字0开头的数字串,Excel 会自动省略0,要保持输入内容不变,先输入英文标点单引号(')再输入数字或字符。按【Enter】即可确定输入的数字内容。如图所示:

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(2) 使用【数字格式

选中要输入的单元格,单击【开始】选项卡下【数字】组中的【常规】下拉按钮。在弹出下拉列表中,选择【文本】,返回Excel 中,输入数值"0002"按【Enter】确定,数值前的"0"并没有消失。

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二、 输入时间日期

(1) 输入日期

在考勤表中输入日期或时间,需要用特定的格式定义。日期和时间也可以参加运算。Excel 内置了一些日期与时间的格式,当输入的数据与这些格式相匹配时,Excel 会自动将它们识别为日期或时间数据。

在输入日期是,可以用左斜线或短线分隔日期的年、月、日。例如:"2018/12"或者"2018-12"。

选择要输入日期的单元格,输入"2018/12"按【Enter】,单元格中的内容变更为"Dec-18"。

选择单元格,单击【开始】选项卡【数字】组的【常规】下拉按钮,在下拉列表中选择【短日期】即可看到单元格数字格式设置后的效果。

单击单击【开始】选项卡【数字】组的【常规】下拉按钮,在下拉列表中选择【长日期】即可看到单元格数字格式设置后的效果。

提示:如果要输入当前的日期,按【Ctrl+;】组合键即可

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(2) 输入时间

在输入时间时,小时、分、秒之间用冒号()作为分隔符,即可快速地输入时间。例如:"21:36"

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如果按12小时制输入时间,需要在时间的后面空一格再输入字母am(上午)或pm(下午)。例如:输入"5:00pm",按【Enter】的时间结果是"5:00PM"。

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提示:如果要输入当前的时间,按【Ctrl+Shift+;】组合键即可

三、 填充数据

用Excel 的自动填充功能,可以方便快捷地输入有规律的数据。

(1) 填充相同的数据

选择要输入的单元格,输入"上班时间"文本,选定该单元格。将鼠标指针指向该单元格右下角的填充柄,然后拖曳鼠标指针,效果如图所示:

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(2) 填充序列

使用填充柄还可以填充序列数据

选中A3单元格区域,将鼠标指针指向该单元格右下角的填充柄。待鼠标指针变为+时,拖曳鼠标指针至单元格A10,即可填充,如图所示:

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提示:填充完成后,单击【自动填充选项】按钮下拉按钮,在下拉列表中可以选择填充的方式。

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