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数据透视表是Excel中最快、最灵活、最强大的数据处理分析工具。它可以轻松快速地进行分类汇总、筛选与排序、数据比较分析等各种复杂的数据统计。在数据汇总和分析方面，它比各类求和、求平均、求占比Sumif、Countif、Averageif的函数，效率更高更方便，且不易出错。

实际上它是一个动态汇总报表，可以按照不同的方式分析数据，将无规则的成千上万条的数据按照一定的方式统计汇总。

总之，数据透视表综合了数据排序、筛选和分类汇总的数据分析工具。

一、基本操作

（一）创建数据透视表

1.选择数据源

数据透视表创建之前，要先做好前期数据整理。

避免数据源出现以下的问题：

1、标题不能有空（表头只能有一行；字段不能为空）

2、标题不要重复 （相同字段名会被自动添加序号，进行区别）

3、源数据必须是一维表，不能是二维表。

4、源数据之间不能存在空格、空行、空列（包含空字段，无法制作数据透视表）

5、不能存在合并单元格（字段所在行有合并单元格，除第1个单元格外，其他均作为空值处理。也无法创建数据透视表）

6、不能出现文本型日期和数字格式（如果存在非法日期，生成的数据透视表中，无法按日期格式进行年、月、日格式的筛选和组合；文本型数字，将无法在数据透视表中正确求和。）

7、数据源中不能有多余的合计行

补充：

• 一维表：每个数据只对应一个字段，如果对应多个字段，那么这些字段必须在同一行或同一列上。

• 二维表：每个数据只对应两个字段，这些字段分布在行上或列上。

2.插入数据透视表，选择放置数据透视表的位置

3.拖动字段进行汇总、分析

依需求将字段拖动到字段值，或者勾选要添加到报表的字段前面的复选框。

选择字段的时候要注意，第一个勾选的字段会被默认为行。

主要看我们分析的侧重点在哪，然后决定字段的位置摆放。

从结构上看，数据透视表可以分为4大区域：

行区域、列区域、值区域、报表筛选区域

1、报表筛选字段区域（分页）：分页筛选的作用，按指定条件过滤筛选数据进行汇总统计。

2、透视表字段区域

• 行字段区域：该区域的字段会按照上下排列显示。可以有多个行字段，并自由排列顺序
• 列字段区域：该区域的字段会按照左右排列显示。同行，只是排列方式不同
• 值字段区域（汇总方式/显示方式）：求和、计数、平均值等汇总方式，显示方式可以显示百分比等。【双击数值可查看明细】

（二）刷新或更改数据源

如果数据源中的数值进行了更新或新增数据行、数据列，此时不需要再重新创建数据透视表。只需简单操作一下，就可以了。

第一种：如果只是数据源中的数值进行了更新，采用刷新即可。（即数据源中的数据更新，但不增加行列。）

方法1：“点击数据透视表任一单元格，右键→刷新”即可。

方法2：选择数据透视表中任一单元格，点击“数据透视表工具”下方的“分析”，点击“刷新”完成。

第二种：如果是数据源的结构或布局变更了，这时需采用更改数据源的方式。（即增加了行或者列，只是刷新是不行的，还需要更改数据源。）

方法1：“Alt+D+P”快捷键，依次按下ALT键、D键、P键（不是同时按，是快速的依次按下）,重新选定数据源的区域即可。

方法2：选择数据透视表中任一单元格，点击“数据透视表工具”下方的“分析”，点击“更改数据源”完成。

※ 数据透视表刷新后，变丑了？

一招就能帮你搞定：

【右键】-【数据透视表选项】-【布局和格式选项卡】-取消勾选【更新时自动调整列宽】

（三）插入计算字段

透视表有个强大的功能【计算字段】，涉及到不同字段间的运算时，均可以使用此功能。

当我们需要计算一个新的字段，是由已有的字段公式组成的。在不改变源数据的前提下，操作步骤如下：

1.单击数据透视表中的任意单元格

2.点击“数据透视表工具”下方的【分析】→【字段、项目和集】→【计算字段】

3.在弹出的【计算字段】对话框中，输入字段名称，输入公式：公式中的字段在“字段列表”选择字段插入。

※ 数据透视表使用公式计算，结果不对了？

将普通表格转为数据透视表之后，有时需要再次计算，若是按照普通表格来处理，你会发现你的公式很长，而且下拉填充所得到的结果也不是你想要的。

一招就能帮你搞定：

【文件】-【选项】-【公式】-取消勾选【使用GetPivotData函数获取数据透视表引用】

（四）使用切片器

切片器就像是一个高级筛选器，同我们日常使用的数据报表时的筛选项是一样的，能够使筛选过程更加直观。

操作步骤：

1.选中数据透视表任意单元格

2.点击“数据透视表工具”下方的【分析】--单击【插入切片器】

3.在弹出的【插入切片器】对话框中勾选自己所需切片的字段，即可。

※切片器对象的右上角，有两个按键，左边是多选按钮，右边是取消筛选的按钮。

延伸：

制作动态图表：

根据透视表数据还可以方便的生成数据透视图。交互式图表，使用数据透视图就会很简单。

1.单击数据透视表中的任意单元格

2.点击“数据透视表工具”下方的【分析】-【数据透视图】-选择一个合适的图表类型

或点击“数据透视表工具”下方的【插入】-【推荐的图表】/【数据透视图】-选择一个合适的图表类型

3.点击“数据透视图工具”下方的【设计】，对数据透视图进行快速美化

※ 切片器联动/切片器控制多个透视表？

一招就能帮你搞定：

对于使用同一个数据源生成的透视表，要想两个或多个数据透视表都能控制起来。

（1）先对数据透视表1 插入切片器，此时切片也只对数据透视表1起作用。

（2）只需要选中切片器，点击【选项】--【切片器的报表连接】，这样就能实现切片器的联动效果。

二、布局与格式

通过“分析”和 “设计”选项卡给数据透视表设置合适的格式。

在“分析”选项卡功能区，有“数据透视表选项”、“插入切片器”、“刷新或更改数据源”、“字段、项目和集”、“数据透视图”、“字段列表”、“+/-按钮”、“字段标题”等。

“分析”选项卡

在“设计”选项卡功能区，最左边看到四个功能按钮，分别是“分类汇总”、“总计”、“报表布局”、和“空行”。

（一） 布局

1. 报表布局

（1） 数据透视表的五种布局形式

压缩形式、大纲形式、表格形式、重复所有项目标签、不重复所有项目标签。

• 压缩形式：

EXCEL默认的透视表布局方式。

主要特点是：无论叠加多少个行字段，都只占一列，分项汇总显示在每项的上方。这种样式将所有的行标签都放到了第一列。

• 大纲形式：

主要特点是：标题分列显示，有几个行字段就会占几列，即行字段会并排显示，分项汇总显示在每项的上方。

例如行字段有三个，大纲形式的布局就会占三列，而压缩形式只占一列。

大纲形式与压缩形式最重要的区别就是：大纲形式有几个行字段就会占几列，即行字段会并排显示。另外，大纲形式的分项汇总显示在每项的上方。

• 表格形式：

表格形式的透视表是最常用的一种形式。

主要特点是：标题分列显示。汇总显示在每项的下方.跟大纲形式基本相同，不过如果你选择了显示分类汇总的话，分类汇总的数据始终显示在该类目的底部。

表格形式与大纲形式的联系：

1、与大纲形式相同：行字段会并排显示，有几个行字段会占几列；

2、与大纲形式不同：表格形式是有表格的；表格形式的分项汇总是在每项的下方，而大纲形式是在上方。

• 重复所有项目标签。可以填充相同的内容。

在数据透视表中，当行区域包含多个字段时，有些字段的项目标题只会在第一行中显示，而其他行为空，有时可能需要让每个字段的项目标题每一行中都显示出来，选择数据透视表-设计选项卡-报表布局-重复所有项目标签。

• 不重复所有项目标签。取消重复。是4的逆操作。

总结：

① 压缩式布局是默认布局方式

② 大纲式视图，按列标题分列显示，汇总显示在每项的上方

③ 表格视图，按标题分列显示，汇总显示在每项的下方

④ 重复所有项目标签，可以填充相同的内容。

⑤ 不重复所有项目标签，取消重复，是上一步的逆操作。

※数据透视表通用的调整方法?

第一步：选中透视表任意单元格，【设计】-【报表布局】-【以表格形式显示】，然后继续点击【重复所有项目标签】（“表格形式”且“重复项目标签”）

第二步：【设计】-【分类汇总】-【不显示分类汇总】

第三步：【分析】- 点击取消【+/-按钮】

最终调整的表格是最适合观看的格式。

2.值汇总方式/依据和值显示方式

【值】区域是数据透视表的核心部分，通过数据透视表提供的强大数据计算功能，可以使用多种汇总方式和值显示方式来计算值字段数据。

（1）值汇总方式/依据

值汇总方式/依据：即要用数据透视表对原始数据中的数值进行怎样的计算。

值汇总方式/依据：求和，计数，平均值，最大值，最小值，乘积等

操作：需要设置的时候右键调出或者双击字段列表修改汇总依据。

※对同一个字段的多种汇总方式？

有时候可能需要对同一个字段做多次汇总，分别统计出各类产品的总数、最大值和最小值等。

第一步：首先将【产品类别】拖入【行】区域，并将【数量】三次拖入【值】区域

第二步：在得到的数据透视表中，双击第二个【数量】，在弹出的【值字段设置】对话框中将【计算类型】设置为【最大值】。使用同样的方法将第三个“数量”设置为【最小值】即可

除了这种方法外，还可以在【数量】上右击，在弹出的快捷菜单中选择【值汇总依据】选项，然后在级联菜单中选择需要的汇总类型。

注意：只有【值】区域中可以将同一个字段拖入多次，

而【行】和【列】区域中，一个字段只能拖入一次。

（2）值显示方式

值显示方式：即将汇总出来的结果以某种方式展示，从而更清晰的看出数据之间的关系和逻辑。

默认是无计算，就是怎么汇总的怎么显示，但实际上我们有时候会有特殊的要求。

值显示方式：无计算，总计的百分比，列汇总的百分比，行汇总的百分比，百分比，父行汇总的百分比，父列汇总的百分比，父级汇总的百分比，差异，差异百分比，按某一字段汇总，按某一字段汇总的百分比，升序排列，降序排列，指数等

操作：需要设置的时候右键调出或者双击字段列表修改汇总依据。

数据透视表有多种数据百分比的显示方式，最常用的：总计百分比、行/列汇总百分比和父级汇总百分等。

想要值以百分比的形式显示可以：

双击数值标题，调出【值显示方式】-可选择相应的百分比选项。

或选中数值，右键-【值显示方式】-可选择相应的百分比选项。

• 总计百分比

总计百分比含义是：个体占总体的情况，每一项分类汇总的值占总计的百分比。各项之和为100%。

总计百分比

※ 数据透视表中只有一个100%。

• 行/列汇总百分比

当我们想看某个数据在行字段或者列字段的水平/垂直维度上的占比时，就需要用到行/列汇总百分比。

• 父行/父列汇总百分比

• 父级汇总百分比

个体占局部的情况，局部百分比。各小组里的项之和为100%。

• 差异/差异百分比

差异：就是以某一个值为基准，两个数值的差异（用于计算环比、同比差异）

差异百分比：用于计算环比增长率、同比增长率

• 按某一字段汇总/汇总的百分比：逐渐累加得到百分之百。

• 升序/降序排序： 按照汇总数量大小进行数量排列，用于中国式排名

※ 总计百分比&父级汇总百分比区别：

总计的百分比，是个体占整体的情况，往往只有一个维度。

父级汇总百分比，是个体占局部的情况，局部百分比。

（二）格式

（1）显示/隐藏分类汇总

方法一：点击数据透视表任意单元格，单击【设计】-【分类汇总】-选择合适的分类汇总方式。

方法二：点击数据透视表任意单元格，【右击】，勾选/取消勾选【分类汇总】即可。

（2）展开/折叠字段 & 取消字段前+/-符

A.展开/折叠字段

利用活动字段的折叠或展开功能，可轻松地对透视表中的某一字段进行隐藏。

方法一：点击「+」号，表示【展开字段】，可以批量展开数据。

同样，点击「-」号，表示「折叠字段」，可以批量折叠数据。

方法二：点击数据透视表的任意单元格，右键-【展开/折叠】，选择合适的展开/折叠方式。

B.取消字段前+/-符

方法一：点击数据透视表的任意单元格，单击数据透视表工具上的【分析】选项卡-【+/-按钮】。

方法二：点击数据透视表的任意单元格，右键-【数据透视表选项】-【显示】-【显示展开/折叠按钮】。

（3）合并行标签

这个功能是用来将所有的带“标签”的单元格居中对齐，但是，合并居中行标签的功能只有在表格样式为“表格形式”的时候才有用。

操作步骤：

点击数据透视表的任意单元格，右键，选择【数据透视表选项】-【布局和格式】-勾选【合并且居中排列带标签的单元格】即可～（只对表格形式布局有效）

（注意：合并行标签只对表格形式布局有效，对大纲式和压缩式无效。）

（4）标签项重复显示

操作步骤：

点击数据透视表的任意单元格，单击【设计】选项卡 -【报表布局】-【重复所有项目标签】。

（注意，标签重复项只对大纲式和表格式有效）

（5）插入空行间隔

在数据比较繁多的报表中，我们可以使用空行来区分各项数据，以方便后期查看分析。

但是在日常处理数据的时候，空行会带来一些麻烦，所以处理数据时还是建议大家不插入空行哟。

操作步骤：

方法一：点击数据透视表的任意单元格，单击【设计】选项卡-【空行】-【在每个项目后插入空行】。

方法二：点击数据透视表的行字段任意单元格，右键-【字段设置】-【布局和打印】-勾选【在每个项目标签后插入空行】 。

（6）取消总计

总计的功能有：对行和列禁用，对行和列启用，仅对行启用， 仅对列启用

取消总计操作步骤：

方法一：点击数据透视表的任意单元格，单击【设计】选项卡-【总计】-【对行和列禁用】，就可以取消总计。

方法二：点击数据透视表的任意单元格，右键，选择【数据透视表选项】-【汇总和筛选】-取消勾选【显示行/列总计】。

数据透视表的汇总方式主要有四种：行汇总、列汇总、交叉汇总、交叉分类汇总，根据实际的需求，采取不一样的汇总方式来达到目的。

A.当只需汇总分析一个字段时，采取行汇总和列汇总

行汇总：

列汇总：

B.当需要汇总分析两个字段时，采取交叉汇总

C.当需要汇总分析三个或三个以上字段时，采取交叉分类汇总

三、组合

• 第一大类：自动组合。自动识别日期、数值等可计算的字段，然后按照既定要求的跨度区间进行组合。

例如：按年度、季度、月、日、小时、分......进行组合汇总。

• 第二大类：手动组合。将文本格式的数据按照自定义的方式进行组合。

例如：华东大区、华南大区；一线城市、二线城市等。

实际上，时间维度和数字维度的组合，在逻辑上是一样的，都是基于数值的大小来进行分组组合的，这两者可以成为自动组合；文本型的组合则是进行自定义组合。

（1）日期组合：按年、季度、月、日，甚至小时、分……的汇总；

对于日期类型的字段进行统计时，我们可以使用【组合】功能，对日期进行按年、季度、月等单位来统计：

操作步骤：

方法一：点击数据透视表的行字段任意单元格，单击【分析】选项卡-【分组选择】/【分组字段】/【取消组合】。

方法二：点击数据透视表的行字段任意单元格，右键，选择【组合】/【取消组合】。

起始于、终止于数据会自动根据数据源生成，不用管它。步长选择月份或者季度 点击确定即可。（组合时日期必须为正确日期格式，否则无法组合）

※表格中需要用来进行日期组合列的数据都要是日期类型哦。

（2）数字组合：

对于数字类型的字段，除了对日期进行组合外，还可以对数字进行组合。

如果是统计得分情况或年龄分段情况等数据列数值的分布情况，就需要用到数据透视表的数字分组。

操作步骤：

方法一：点击数据透视表的行字段任意单元格，单击【分析】选项卡-【分组选择】/【分组字段】/【取消组合】。

方法二：点击数据透视表的行字段任意单元格，右键，选择【组合】/【取消组合】。

在组合中可设定好需要的起始值、终止值以及步长即可。

（3）文本组合/文本分组：（比如要组合的对象是文本字段，或者对日期进行不等距的组合。）

如果是按地区统计或者个性化统计需求，可直接在数据透视表里面创建文本分组。

方法一：在需要统计的列中，按住Ctrl键选择要组合的单元格，单击【分析】选项卡-【分组选择】/【取消组合】。

方法二：在需要统计的列中，按住Ctrl键选择要组合的单元格，右键，选择【组合】/【取消组合】。

在编辑栏自行修改组的名称为“华东大区”，其他组依此操作。

四、数据透视表的排序和筛选

（1）排序

A.手动拖动排序

要求：按周数进行排序。

发现周数不是按默认的第一周到第六周，而是按照拼音的先后顺序进行排序。

选择要进行拖动的字段，当出现“移动箭头”的时候，按住鼠标左键不放，将字段拖动到目标位置即可。

B.自动排序（常规排序）

要求：按数量进行排序。

操作步骤：

方法一：选中需要排序列的任意单元格，右键-【排序】-【升序】/【降序】/【其他排序选项】。

方法二：选中需要排序列的任意单元格，单击【开始】选项卡-【排序和筛选】-【升/降序】/【自定义排序】。

方法三：选中需要排序列的任意单元格，单击【数据】选项卡-【排序】-【升/降序】。

C.自定义排序

如果你遇到的排序规则是自己制定的，比如按照级别，分组等进行排序，都可以用自定义排序。

要求：按月份排序。

当月份按升序排序时，是按10、11、12，再1-9月排序。此时我们就可以使用自定义排序。

操作步骤：

方法一：

①添加自定义序列。

点击【文件】→【选项】→【高级】→【编辑自定义列表】→弹出自定义序列对话框，输入自定义序列内容，点【添加】→确定，即可添加自定义序列。

②自定义序列的应用。

点击行字段的【其他排序选项】→在【升序排序】选择月份→【其他选项】→取消勾选【每次更新报表时自动排序】→【在主关键字排序次序】的下拉列表中选择新添加的自定义序列【1月……12月】→【确定】即可。

※自定义序列不可使用，怎么处理？

如果出现添加的自定义序列在透视表中无法使用时，

可将光标放在数据透视表的任一单元格，右键→【数据透视表选项】→【汇总和筛选】→勾选【排序时使用自定义列表】即可使用了。

D.按笔画排序

要求：按名字的笔画升序排列。

默认情况下，Excel按名字的字母来进行排序。但是我们可以设置按照名字的笔画来进行排序。

操作步骤：

第一步：将光标放在行标签任一单元格，右键→【排序】→【其他排序选项】，调出排序窗口。

或还可以通过【开始】-【排序和筛选】-【自定义排序】，调出排序窗口。

或可以通过【数据】-【排序】，调出排序窗口。

第二步：在弹出的排序窗口中选择【升序排序】→【销售人员】→【其他选项】。

第三步：在弹出的其他排序选项窗口，取消勾选【每次更新报表时自动排序】→选择【笔划排序】→【确定】即可。

E.多级排序

要求：先按月份升序排序，再按销售员的销售数量降序排序。

操作步骤：

第一步：按月份排序。

①将光标放在行标签任一【月份】单元格，右键→【排序】→【其他排序选项】，调出排序窗口。

②在弹出的排序窗口中选择【升序排序】→【月份】→【其他选项】。

③在弹出的其他排序选项窗口，取消勾选【每次更新报表时自动排序】→选择【在主关键字排序次序的下拉列表中选择前面添加的自定义月份序列】→【确定】即可。

第二步：按销售员的销售数量降序排序。

将光标放在任一销售员的销售数量【总计】单元格，右键-【排序】→【降序】即可。

F.多关键字段排序

要求：按金额排序，如金额相同的则按数量大小进行排序。

操作步骤：

第一步：要想实现多关键字排序，只需要取消数据透视表中的自动更新排序就行了。

①点击数据透视表的行标签，右键-【排序】-【其他排序选项】。

② 在弹出的排序窗口中，点击“其他选项”，取消“每次更新报表时自动排序”的勾选，确定。

第二步：右击“数量”下方的单元格，排序选“降序”，再右击“金额”下方的单元格，排序选“降序”就可以了。

※由于取消了自动刷新排序的功能，如果数据源有新增或变化，透视表刷新后需要重新进行上面的排序操作。

（2）筛选

A.行列字段列表筛选

数据透视表的行字段和列字段自带筛选按钮(小三角▲)，点击筛选按钮会弹出下拉列表，可根据需要勾选需显示的1个或多个类别。

B.标签筛选

除了字段列表筛选，还可利用标签筛选提供的多种选项，轻松完成平时需要公式自定义多条件，或者模糊筛选才能实现的功能。

C.值筛选

数据透视表除了对行列字段列表筛选，标签筛选外，还可以利用值筛选来筛选数值数据。

D.日期筛选

E.模糊筛选

利用通配符【*】和【？】可实现模糊筛选，其中【*】表示多个符，【？】代表1个字符。

※取消筛选

要清除筛选时，必须先选定已进行筛选的字段，否则清除筛选是灰色的，不能操作。

一次性全部取消筛选的方法：【开始】-【排序和筛选】-点击【清除】，即可全部进行清除。

五、技巧

1.快速拆分工作表 / 显示报表筛选页

A.有没有快速的方法，同时在一个工作簿中创建多个工作表并对其进行命名呢？

B.数据透视表就可以实现瞬间一表变N表。

操作步骤：

第一步：插入数据透视表，并将字段拖入筛选器。

第二步：单击数据透视表，点击【分析】-【选项】-【显示报表筛选页】，确定。

第三步：这时，Excel表格下方就会出现，以每个人的名字命名的批量创建的工作表。

第四步：按住Shift键批量选中所有工作表，然后在任意一个工作表中选中表格中不需要的数据，然后用Delete键将单元格清空。

或选择“开始”-“清除”-“全部清除”。

2. 显示数据明细/禁止查看数据明细

(1)显示数据明细

A.打开整张数据透视表的明细数据

双击数据透视表右下角位置，即可生成一张整个数据透视表对应的明细表。

B.打开数据透视表某条明细数据

对数据透视表中任意一项数据，双击鼠标左键，会生成一张新的工作表，可查看该数据的明细条目。

※当你查看以后，不再需要保存时；可以直接删除这张新生成的工作表就好，它不会对透视结果造成任何影响的。

(2)禁止查看数据明细

如果想让别人只看到创建的数据透视表，则仅仅删除数据源工作表是不能完全实现的，还需禁止显示明细数据功能，才能完全让他人无法查看数据透视表的明细数据。

操作步骤：

第一步：点击数据透视表的任意单元格，单击【分析】-【选项】。

第二步：在打开的数据透视表选项窗口中，单击【数据】-取消勾选【启用显示明细数据】功能。这样子就无法通过双击单元格查看数据明细了。

3.套用数据透视表样式

要想快速对创建好的数据透视表进行美化，可直接在已有的数据透视表样式中进行选择。

操作步骤：

选中透视表中的任意一个单元格，点击“数据透视表工具”--“设计”选项卡，可以在“数据透视表样式”列表里选择你喜欢的样式。

4.隐藏字段标题

点击数据透视表的任一单元格，单击【分析】-【字段标题】，即可隐藏字段标题。

5.错误值/空值的处理

对于错误值和空值，我们可以右键-【数据透视表选项】-【布局和格式】中，让它显示为自定义的内容。

6.快速去除求和项

在数据透视表中，只要是数值在值区间就会显示“求和项：”，这时我们可以将求和项批量删除。

操作步骤：

按Ctrl+H调出查找替换对话框，在【查找内容】中输入“求和项”；在【替换为】中敲一个空格，点击确定即可。

7.显示字段列表

方法一：右键单击透视表，点击“显示字段列表”。

方法二：点击数据透视表的任一单元格-【分析】-单击【字段列表】。

※数据透视表必记点：

（1） 数据透视表的快捷键是：AIT+D+P；

（2）双击数据透视表单元格可以调出相关明细数据表；

（3）更改源数据，需要在数据透视表里刷新；