分类汇总可以按照指定的字段,快速汇总数据,汇总方式有求和、计数、求平均值、最大值、最小值等方式。在分类汇总之前,必须先对数据进行排序。
本文依次介绍:(1)创建各类分类汇总;(2)分级显示分类汇总结果;(3)分页打印分类汇总结果;(4)删除分类汇总。
本文示例使用的原始数据如下图所示:
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创建分类汇总
以下依次介绍4种情形下如何创建分类汇总:(1)按照单个字段分类汇总;(2)分类汇总多个字段;(3)多种统计方式的分类汇总;(4)多级分类汇总。
1、按照单个字段分类汇总
计算每个月的销售总额,即按“月份”对销售额汇总,效果如下图所示。
首先数据按照“月份”排序,然后单击【数据】-【分类汇总】,打开分类汇总对话框。
(1)【分类字段】选择“月份”;
(2)【汇总方式】选择“求和”;
(3)【选定汇总项】勾选“销售额”。
单击确定。
2、分类汇总多个字段
计算每个月的销量和销售额之和,效果如下图所示:
数据按照月份排序后,单击【数据】-【分类汇总】。【分类字段】选择“月份”;【汇总方式】选择“求和”;【选定汇总项】勾选“销量”和“销售额”两项。单击确定。
3、多种统计方式的分类汇总
统计每个月的销售总额和最大销售额,效果如下图所示。
第一步:先按“月份”对数据排序,然后打开【分类汇总】对话框,【分类字段】选择“月份”;【汇总方式】选择“求和”;【选定汇总项】选择“销售额”。
第二步:再次打开【分类汇总】对话框,【分类字段】选择“月份”,【汇总方式】选择“最大值”;【选定汇总项】选择“销售额”。注意一定要取消勾选“替换当前分类汇总”,否则第一步设置的分类汇总就会被第二步的分类汇总替换。
除了求和、求最大值,还可以选择求最小值、平均值、计数等汇总方式。
4、多级分类汇总
计算每个月的销售总额,并计算当月每个负责人的销售总额,效果如下图所示:
第一步:首先按照月份、负责人对数据排序。单击【数据】-【排序】,打开【排序】对话框。【主要关键字】选择“月份”。单击【添加条件】,增加【次要关键字】排序。【次要关键字】选择“负责人”。选择按升序或降序排序。
排序结果如下图所示:
第二步:创建第一级分类汇总。打开【分类汇总】对话框,【分类字段】选择“月份”。
第三步:创建第二级分类汇总。打开【分类汇总】对话框,【分类字段】选择“负责人”。注意一定要取消勾选“替换当前分类汇总”。
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分级显示分类汇总
对数据进行分类汇总后,在行号的左侧会出现“1、2、3”等数字分级显示按钮,以及“+”、“-”分级显示按钮。
对于数字分级显示按钮,“1”的级别最高,数字越大,级别越低。级别越高,显示的数据越少。
单击数字“1”,仅显示“总计”。
单击数字“2”,显示每月小计和总计。
单击数字“3”,除了显示汇总数外,还显示所有明细数据。
“+”表示隐藏了明细数据,“-”表示展开明细数据。单击“+”、“-”按钮,可以在展开和隐藏明细数据之间切换。
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分页显示分类汇总
在实际工作中,对数据进行分类汇总后,可能需要将汇总结果按分类字段分页打印出来。
在【分类汇总】对话框中勾选“每组数据分页”,即可在打印时分组打印。
按<Ctrl+P>进行打印预览。
第一页:
第二页:
打印的第二页缺少字段标题,可以在【页面设置】对话框的【工作表】选项卡下,设置打印“顶端标题行”。
再次按<Ctrl+P>打印预览,第二页就会显示字段标题。
如果不希望在打印的第二页出现“总计”行,可以先将“总计”行隐藏后,再打印。
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删除分类汇总
当不需要显示分类汇总信息时,可以将分类汇总从工作表中删除。打开【分类汇总】对话框,单击【全部删除】。
删除分类汇总只是将分类汇总行删除,原来的明细数据仍然保留。
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