职场有时很不公平,都是干一样的活,我勤勤恳恳朝八晚九,等到工作完成拖着大油脸和大把的脱发回家时,同事的朋友圈已经成了夜生活直播。
随着工作经验的增加,我渐渐开始明白,这都是在为当年学生时代偷的懒买单。工作本职做得一点都不慢,但到了要搞进 PPT 的时候就懵了,一个个处理简直将效率拉回到了手工农作业时代!
可能职场新人都会有相关的疑问,但又无从学起。其实这里面是有捷径的,从最常用的小技巧开始上手既避免了枯燥的学习又能快速学以致用。
今天学霸君要讲你做 PPT 一定会遇到的四个字:批量处理。
一、老板突然扔一堆图片,用「批量导入图片」
一个很常见的情景:领导在群里唰一下丢过来一堆图片,让你马上放到 PPT 里做展示。
别笑,要求很简单,但有很多新人的做法是:打开 PPT,新建幻灯片,添加.......把以上动作重复 100 次。
其实你可以一键全部导入的。
操作巨简单!
点击“插入”——“相册”——“新建相册”,再从窗口里选择文件,把你老板的图片一一选上。
选好后就可以点击“创建”。
你会看到老板的图片们都进了 PPT 里。
二、把看上的PPT图片素材挪为己用,用「批量提取PPT图片」
第二种经常遇到的小情景是,在做 PPT 的时候看上了某些模板的图片素材。
如果你选择一张张右键“另存为图片”的话,老板只会说,“活该你加班到天亮”。
因为都是可以一键提取的!
操作巨简单!
复制一份你看上素材的那个 PPT,右键“重命名”——“文件后缀改为.rar”——“Enter确定”,这时候 PPT 就成了一个压缩包。
再右键选择解压,就会有一个“media”文件夹,图片素材都在里面。
三、字太多了怎么办,用「批量文字排版」
老板胸中有墨水,灵感出现的时候哪是三五个字能写完的,最惨的是文稿交到手上时经常没有标点符号只有空格,完全就是一个野生稿。
如果一个个空格键敲下来去排版对齐的话,周末应该也没法过了。
其实文字也可以批量处理,选中文字们,右键选择「转换为 SmartArt」即可一键排版。
自动给你对齐加框,样式可以改,反正最机械的工作帮你完成了。
不过 SmartArt 是个很好用的宝藏功能,它的使命还没完。
比如在图片处理时,要把多张图片插入 PPT 再排版,可以全选,然后找到“格式”——“图片排版”。
要说多黑科技也不至于,就是帮你规矩地排版好,是不是画面感啥的还挺好。
四、字体不统一,用「批量替换设置字体」
大家都知道,PPT 字体不统一被强迫症老板抓到会是什么下场,千万别一张张去校对字体,这样会显得你很.......菜(虽然真的菜)。
批量干吧!
点击“开始”——“替换”——“替换字体”,就能进入替换的世界。
这时它就会自动出现「原始字体」和「要替换字体」,点击就能一键完成。
五、保护版权,用「批量添加水印」
在 PPT 里,公司的数据、图片之类的少不了一个「独家水印」。
这次用批量大法一次过给 100 张 PPT 统一加上,位置还是统一的。
PPT 里点击“视图”——“幻灯片母版”,这样水印就要被添加到母版里,之后所有的幻灯片自然都会自动带水印。
你想知道,这都是从哪学到的实用技术?
其实都是自己看书知道的,毕竟今天的百度搜到一个答案需要的翻看好几页,无疑大大降低了工作效率。
秋叶可以说是 PPT 教程里很有名的大神,一本 Word+PPT+excel 操作入门券后只要 14.9 元,不到一顿快餐的钱,就能对着找到你想要的操作,避免在网页里漫无目的的寻找。
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这就是 PPT 操作里很简单却又非常实用的「批量操作」大法,做好它们就能在基本的操作上省下大量时间。
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