(如何做好办公室的工作)(如何做好办公室工作发言稿)

今天分享的书籍是《怦然心动的工作整理魔法》作者（日）近藤麻理惠，（美）斯科特·索南沙因著；

这本书质量一般，但非常适合现在阅读，等节后上班要做的第一件事是整理你的办公室，让新一年中有个好的开始。

整理办公空间

我们先来看一看，整理有形的办公空间具体有哪些步骤。在后续章节中，我们将具体探讨整理无形物品的步骤。

无论你是在办公桌前工作，还是拥有自己的小隔间或办公室，麻理惠整理术的基本步骤都是一样的。

首先，只整理你独立负责的空间。这是整理的基本法则。也就是说，请从你自己的办公桌开始。哪怕公共空间（例如储藏间、休息室或会议室）没有你希望的那么整洁，也请暂时忽略它们。

如果你在家里工作，请将工作用品与个人物品分开整理。例如，如果你的一些书籍和文件与工作有关，另一些与工作无关，请暂时只找出与工作有关的物品，集中精力整理它们。等你准备好整理家居的时候，再处理个人物品。

如果你有自己的工作间或工作室，道理也是一样的。不过，如果你拥有的物品特别多，整理起来可能需要花更多时间。例如，如果你的办公空间有一座大型车库那么大，你的橱柜和架子上堆满了工具和零件，或者你手头有大量产品或艺术品，请给自己多留出一点时间（例如两个月）。

在麻理惠整理术中，整理的先后顺序至关重要。在家里，我通常建议从衣服开始整理，然后按照书籍、文件、杂项、纪念品的顺序层层推进。我之所以建议按照这个顺序做整理，是因为从最简单的类别开始，逐渐推进到最困难的类别，有助于我们培养选择能力——选择该保留什么、丢弃什么，并决定将每样东西放在哪里。整理办公空间的时候，只需要忽略“衣服”这一类，按照书籍、文件、杂项、纪念品的顺序进行就好。

基本原则是一次只整理一类物品。首先，取出每个类别或子类别中的所有物品，将它们集中堆放在一起。例如，如果你在整理“杂项”中的子类别“笔”，请从抽屉和笔筒里取出所有的笔，把它们放在桌面上。接下来，选择你要保留的笔。通过这个过程，你可以了解在每个类别中自己拥有多少东西。而且，这样也便于对照比较，决定哪些该留下，哪些该丢弃。这也会使下一步“按类别收纳”变得更轻松。

应该保留的三个类别物品：

无论你理想的工作状态是什么样的，最终目标都一样——能够快乐地工作。因此，在做整理的时候，最重要的是选择能让你快乐的东西，并珍惜你保留下来的物品。

有三类物品是应该保留的。第一类是能让你怦然心动的物品，例如你最喜欢的笔、样式可爱的记事本，或是亲人的照片。

第二类是能帮助你完成工作的功能性用品，也就是你经常用到的东西，例如订书钉或打包用的宽胶带。它们不一定能让你怦然心动，但能让你的日常工作更轻松。只要拥有它们，你就能放松下来，专心工作。

第三类是未来能让你开心的物品。例如，收据并不令人兴奋，但它有个明显的优点——可以拿它报销。你也许并不喜欢在项目完成后做文书工作，但它们也许会对你未来的职业生涯有所助益。此外，如果“由于为人可靠受到重视”是你想实现的梦想，这也能在未来带给你欢乐。

因此，请牢记以上三个类别：一是能直接让你怦然心动的物品，二是能带来方便的功能性用品，三是能在未来带给你欢乐的事物。这就是在办公空间里保留物品的标准。

如何收纳文件，永不打回原形

办公室整理最常遇到的情况是：哪怕收拾整理完毕，文件也会很快堆积如山，不可避免地将你打回原形。请不用担心，只要你遵循以下三个收纳原则，就永远不会重返混乱状态。

原则1：将文件细致分类。

首先，将你的纸质文件清晰归类，例如演示文档、项目提案、报告和发票。或者，你也可以按照日期、项目，或客户、病人、学生的姓名分类。例如，我的一位客户就将文件分为“设计创意”“管理构想”“英语学习”和“需要保留并记住的文档”这几类。你可以选择最适合自己的分类体系。

最重要的是，永远不要毫无理由地保留任何一张纸。现在，是时候对文件进行分类，让你的工作变轻松了。请确保将每份文件细致分类。

原则2：将文件直立收纳。

你认识那种总是嘟囔着“那份文件跑哪儿去了”的人吗？通常来说，这是因为他们把文件通通堆在桌子上。堆叠文件有两大缺陷。

首先，你会搞不清自己有多少文件，所以不会注意到文件随着时间的推移不断累积，最终导致桌面凌乱不堪。其次，你会忘记压在底下的文件，为了寻找它们而浪费时间。

为了提高工作效率，请采用直立归档法收纳文件。将每一类文件放进单独的文件夹，收纳在文件柜或架子上的立式文件匣里。这种收纳方式让纸质文件的数量一目了然，而且看起来清爽又整洁。

原则3：设置待办文件筐。

设置一个待办文件筐，只放当天需要处理的文件。同样，我建议你使用立式文件匣，以便对需要处理的文件数量一目了然。如果你愿意的话，也可以使用托盘式文件匣，将所有文件平放。不过，请不要忘了压在底下的文件。处理完待办文件后，请将不需要保留的文件通通粉碎。

就像整理其他东西一样，整理文件也能让管理它们变得异常简单，因为你会对每类文件的数量和位置了如指掌。整理好文件并确定每类文件要放在哪里之后，请检查一下你的办公空间，判断最多能留出多少空间收纳文件。超出这个存储量后，文件就会堆积如山。这个时候，你就需要重新检查文件内容，看看哪些文件已经不需要保留，然后与它们挥手作别。这样定期检查，就能使文件始终整齐有序。

将杂项进一步细分

你只需要按照自己的步调，冷静地处理杂项，就能迅速了解自己拥有哪些类型的物品。在典型的办公空间里，常见的子类别包括：

·办公用品（笔、剪刀、订书机、胶带等）

·电子用品（数码设备、小电器、电源线等）

·专业相关杂项（产品小样、美术用具、耗材、零件等）

·个人护理用品（化妆品、药品、营养保健品等）

·食品（茶叶、零食等）

首先，将属于同一小类的物品集中起来，逐一拿在手中查看。如果你的抽屉里塞满了东西，导致很难看清里面有什么，请将抽屉完全抽出，把里面的东西倒在桌面或地板上。这么一来，你在对物品进一步细分时，就能从中挑出自己希望保留的东西。

办公桌收纳

选出能让自己怦然心动的物品后，就该把它们收纳起来了。收纳有三个基本原则。

原则1：给每件物品指定位置，分门别类进行收纳。

人们在整理完毕后很容易被“打回原形”，是因为他们不确定每件东西该放在哪里。

原则2：巧用盒子，直立收纳。

办公桌的收纳空间非常有限，因此需要最大限度地把它利用起来。盒子就很适合用来做这件事。你可以用不同尺寸的盒子将抽屉分隔开，将同一类物品收纳在大小形状合适的盒子里。

原则3：通常来说，桌面请勿存放物品。

你的桌面是工作台，而不是储物柜，所以首要原则是“桌面请勿存放物品”。在抽屉和架子上为每个类别或每件物品选定一个位置。尽可能只在桌面上保留你手头项目所需的物品。当你开始收纳整理的时候，请牢记桌面干干净净的样子。能做到这一点的人，最后桌面上通常只会剩下笔记本电脑和一件装饰品（或盆栽植物）。

精心呵护办公空间

看到地板上有一张废纸，大多数人可能会跨过去，继续往前走。你是不是也是这样？你有没有哪次走进办公室茶水间，看见有脏盘子，却压根儿没理会？你有没有哪次走进会议室，发现前一名使用者没把白板擦干净？这本身没什么大不了，但却是缺乏照料的表现。

不要给自己施加过多的压力，将自己视为公司的“保姆”。你不是！相反，请问问自己：我可以做哪些小事来呵护办公空间？其实可以很简单，就像偶尔清理厨房里的碗碟一样。

为办公空间增添更多欢乐

“不要把它想成是做整理。告诉自己，你是在做室内设计。”

你也可以在自己的办公空间里做一些能带来欢乐的小事。下面是一些例子：

·确定一个主色调，使桌面上所有物品的色彩和谐统一。

·选择你喜欢的电影或故事，以此为主题装饰你的办公空间。

·在网上找一些漂亮的照片，装饰你的办公桌。

·在办公桌上摆放小型盆栽植物。

·摆放能勾起快乐回忆的照片。

·增添一些闪闪发亮的东西，例如水晶或玻璃镇纸。

·在办公桌上摆放散发香味的小物品，给你的办公空间增添特殊气息。

·将精美的蜡烛放在桌上做装饰。

·选择最心爱的杯垫放置饮品。

·根据季节变化，更改台式电脑的屏幕壁纸。

你是怎么做的？你有没有想出什么点子，为自己的办公空间增添欢乐？尽情发挥想象力，增加一些“添乐”物品吧。

整理工作的方式

受卓巳和他这种人的影响，我每次发现任务堆积如山，工作量令人不堪重负，感觉工作效率下降时，就会抽时间跟他一起进行自我反思。我们夫妇俩会通过以下三个步骤整理工作。

第一步：掌握现状。

我们会拿出一本大大的素描簿，把本子横过来，在页面顶端画一条横线。然后，我们将这条线十二等分，标上一到十二月，写下我们本年度已经确定的日程安排。例如，“三月：纽约讲座”“五月：电视节目拍摄”“八月：图书出版”。在下面的空白处，我们会记下自己想做但还没确定时间的项目。这使我们能够纵览当前和未来的所有项目。

第二步：确定项目的优先级别和所需时间。

下一步是确定各个项目的轻重缓急。为了做到这一点，我们会问自己一些问题，例如：它能令人怦然心动吗？它能在未来带来欢乐吗？它是无论能否带来欢乐都必须做的事吗？

为了判断它能否带来美好未来，我们会考虑，它是否有助于我们实现目标和企业理念——“整理全世界”。

确定项目的优先级别之后，我们会考虑要为每个项目投入多少时间，然后写在素描簿的时间表上。我们的基本原则是：将大部分精力投入能让自己怦然心动、带来美好未来的工作，只花最少的精力去完成不得不做的任务。

所有项目都写进素描簿后，我们会仔细检查一番。如果我们发现出版工作占用了太多时间，或是需要采取措施提升品牌知名度，就会相应调整为每个项目和任务分配的时间。

第三步：将项目分解为一项项任务。

上述两个步骤使我们能够纵览每个项目的优先级别和所需时间。第三步是将每个项目分解成一项项更为详细的任务，写进我们的谷歌日历或日程簿。做完这些后，我们会对日程表进行最后一次检查。如果我们认为某项任务的优先级别不该那么高，就会相应调整计划，要么是取消这项任务，要么是将它移至另一个时间段。通过这种方式，我们会创建出一份只包含最有意义、最值得做的任务的日程安排。

我们整理工作的基本方法不但可以用于制订“年度计划”，还可以用于制订“三年计划”，或是用于细致审核单个项目。开始用这种方式整理工作后，我意识到了日常任务的意义。这有助于提升我的工作动力，也提高了我的专注程度。通过和卓巳一起整理工作，我意识到，在了解每项任务（无论大小）的意义并完成任务后，自己的快乐程度和工作动力都大有提升。

总结：

做整理是实现心动职业愿景的第一步，也是最有效的一步。我们希望你能试一试这本书里提供的建议，先整理有形的杂物，接下来整理时间、人脉、决策等等。先整理好办公空间，然后专心做你喜爱的事吧。心动的工作会带来心动的生活！