(采购工作汇报要点)(采购工作汇报内容)

一、东莞市旺鑫玩具厂采购与付款内部控制现状分析

（一）东莞市旺鑫玩具厂基本情况

东莞市旺鑫玩具厂是一家从事等业务的公司，位于广东省东莞市。主要经营业务有：加工制作玩偶、公仔、公仔衫，生产和销售塑胶、五金玩具，以及各种玩具、日用品和各类工艺制品，游戏机及配件（不得含赌博成份）、各类电话机及配件，电子板，体育运动用品及其零配件，文教办公用品及其零配件，并开展商品的零售业务。

（二）东莞市旺鑫玩具厂采购与付款环节内部控制现状

东莞市旺鑫玩具厂自成立以来，发展迅速，面对当前的市场需求，发展前景极好。但经过实际调查分析，该公司在采购与付款内部控制业务方面存在问题，该公司的采购与付款内部控制体系不完善，没有全面的采购与付款内部控制监督体系，在实际运营过程中有较大的隐患和风险。若紧急情况发生，以该公司目前现存的采购与付款内部控制管理无法对发生问题进行及时的处理和应对。

二、东莞市旺鑫玩具厂采购与付款内部控制存在问题及原因

（一）东莞市旺鑫玩具厂采购与付款业务内部控制存在的问题

东莞市旺鑫玩具厂的生产过程中，出现过因原材料处理不合格导致生产成品存在瑕疵，且没有足够的库存，不能进行及时挽救，经济和信誉都受到很大影响。该公司缺乏完善的内部控制制度，公司的管理混乱，使企业面临巨大的风险，严重影响企业的信誉。由于没有设立专门的采购部门，与原材料供应商没有建立良好的业务关系，导致无法保证原材料供应和产品质量。从供应商采购原材料后，没有实行统一管理，缺乏科学合理的库存控制方法。在制造过程中，因车间未按公司规定生产产品，导致在成品仓库里存放了相当多数量的次品或废品，但车间和仓库主管没有及时发现问题并向管理人员反映情况，致使产品在仓库里越积越多，这种情况也发生在管理部门内部。事发后，各部门除未能及时做出补救外，彼此推卸责任，没有对生产过程中可能发生的各种情况制定应对措施，于公司而言没有任何好处。

东莞市旺鑫玩具厂的采购部门人员对生产计划没有详细了解，认为只要采购部门确定好生产计划，采购部就可以按计划进行采购。而当需要购买原材料时，由于没有对市场进行调查，不能及时了解到所需原材料的质量和价格，只能通过向供应商询问或者通过其他途径了解。采购人员与供应商之间并不熟悉，因此在原材料的质量控制、价格以及付款时间等方面存在很大问题。同时由于没有定期盘点原材料的数量，在实际盘点的时候便会出现数量与预算不一致等情况。而且从公司的财务报表上显示，公司资产利润率都呈下降趋势。经过对采购预算的分析发现，实际采购所付金额一直远高于预算，这样对公司的资金流动来讲十分不合理。由于原材料采购与生产计划不匹配，导致公司在实际生产过程中缺乏相应的资源，不能及时完成产品的生产。此外，由于采购部门对生产计划了解不充分，导致原材料在采购环节出现浪费，不能将原材料的成本降低。东莞旺鑫玩具厂的原材料采购部门没有统一管理，并且只是按照自己的意愿进行采购，在采购之后对供应商缺少约束，导致在采购过程中经常出现供应商多报价格等情况。此外还包括资产盘算与实际不符、付款周期不合理等问题。

（二）导致东莞市旺鑫玩具厂采购与付款业务内部控制问题的原因

根据《企业会计准则》的规定，企业应当建立健全采购业务的相关制度和流程。对于企业而言，采购是一项非常重要的经营活动，它直接关系到企业生产、销售等各个环节能否顺利进行。根据对东莞市旺鑫玩具厂的实际情况的调查研究发现，该企业在采购与付款业务内部控制方面存在很多问题。总结如下：

1．该企业的采购计划管理不合理，各部门之间的配合不当，沟通不全面，导致生产过程受到影响，阻碍企业的发展；

2．采购预算的实施不合理，预算的编制不准确、不及时，资源分配效率较低；

3．采购供应商管理不完善，没有系统的供应商管理制度，与大多供应商的往来呈现短期性的特点，缺乏有效沟通和合作，实际运行过程中会出现停滞的现象；

4．采购方式不合理，采购成本应控制在合理范围，不能过高；

5．采购合同管理存在缺陷，在敲定业务之前需有效规范预付账款，并于供应商确定完善合作项目，降低企业风险；

6．验收入库把关不严格，作为生产链的源头，原材料入库是重中之重，需建立严格的入库流程；

7．付款审核环节不合理，相关付款资料核对整理及检验不严格，导致账款结算不清。

三、东莞市旺鑫玩具厂公司采购与付款内部控制优化方案

（一）采购与付款内部控制优化思路

我国企业的内部控制一直在不断优化中，但仍存在许多问题需要解决。东莞市旺鑫玩具厂作为制造型企业，采购与付款环节与整个企业供应链的运行息息相关，采购与付款环节内部控制的优劣，直接影响公司的经营与经济。

本文以东莞市旺鑫玩具厂公司的采购管理为例，为改善东莞市旺鑫玩具厂采购与付款内部控制制度，对东莞市旺鑫玩具厂实际情况分析，从内部控制存在的问题入手，针对该企业的采购计划管理不合理、采购预算的实施不合理、采购供应商管理不完善等问题，提出了一系列内部控制优化方案，以提升内部控制制度完整性。首先，需要建立合理的采购计划，制定合理的采购预算，以确保采购工作的质量和效率。其次，需要建立供应商管理体系，实行严格的供应商审核和评估制度，以确保稳定的供应链。最后，需要建立全面的内控体系，实施全程监控和审核，防止内部人员的违规行为。再通过完善风险评估系统、建立高效信息沟通系统、设立内部控制监督系统等，提高采购与付款内部控制的执行效率。通过对该企业的内部控制优化，可以提高其采购管理的效率和透明度，有效地避免各项风险，促进企业的健康发展。也有利于降低公司经营风险，扩大公司经济效益，提高公司的竞争力。

（二）采购与付款内部控制优化方案

公司正常运行时，各部门及各级人员需严格按照优化方案流程进行实际操作实施，若有特殊情况或紧急情况发生，采购部可先实施应急方案，但同时需向上级申请报告。此外，采购部需要定期分析总结突发情况的原因和应急政策，并定期上交采购预算表和其他相关资料进行存档。

1．采购计划内部控制优化方案

关于采购计划内部控制的优化方案从三个方面进行优化实施。一是采购需求分析汇总部分，需要生产部门进行采购需求分析并提出采购的需求，然后采购部将采购需求信息进行汇总；二是采购计划编制部分，采购部需要分析、确定采购物资种类和现有库存，以便预测采购物资量，进而选择采购方式；三是采购计划执行部分，由采购部进行采购时间的确定，然后采购部编制采购计划，生产部财务进行核算调整，采购部再制定采购计划，若采购计划审核通过进入审批阶段，不通过则重新编制采购计划，若进入审批阶段，通过则完成采购计划，不通过则重新编制采购计划，待采购计划完成进行计划执行，期间生产部需协助配合。此方案可有效改善该企业的采购计划管理不合理、各部门之间的配合不当、沟通不全面的问题，避免生产过程所受影响，促进企业的发展。

2．采购预算内部控制优化方案

采购预算内部控制优化方案从编制、执行、归档和调整四个阶段进行。首先，在采购预算编制阶段，相关部门先进行采购预算编制，然后转交给财务部对采购预算进行汇总和整理，编制出“采购预算表”，交由财务总监审核通过，再由总经理审批，审批通过进入下一阶段。其次，在采购预算执行阶段，财务部在总经理审批通过后组织执行采购预算，由采购部执行采购预算并实施采购活动。再次，在采购预算归档阶段，采购部根据采购活动的实际实施提出采购预算的调整申请，由财务部编制“采购预算调整方案”，再经财务总监审核和总经理审批，通过后，财务部下达新的采购预算方案，采购部再执行新的方案并将资料归档。以上为采购预算内部控制优化方案的制定与实施过程，可改善采购预算的实施不合理、预算的编制不准确不及时、资源分配效率较低等问题。

3．采购供应商选择标准

采购供应商选择标准与内部控制优化过程如图一所示，按照该流程进行采购供应商的选择标准和过程可以修复企业存在的供应商选择及相关过程中存在的问题，可以完善管理，确定系统的供应商管理制度，改善与大多供应商的往来呈现短期性的特点，与供应商进行有效的沟通和合作，在实际运行过程中避免出现停滞的现象。

图一 采购供应商选择标准及流程图

4．采购价格内部控制优化方案

采购价格内部控制优化方案要从采购员接单开始，采购员接单后查询系统价格记录，若有系统价格，直接作采购合同订单，执行钉单并跟踪流程；若没有系统价格，则选择供应商，供方报价后，采购员对物料成本进行分析，与供方进行比价、议价后，交由采购经理审批，审批需执行价格审批制度。若审批未通过，采购员需重新选择供应商，根据以上流程重新进行；若审批通过，采购员需作采购合同订单，然后执行订单并跟踪流程。以上为采购价格内部控制优化方案的制定与实施过程，该方案可有效改善采购方式不合理的问题，能将采购成本应控制在合理范围。

5．采购合同内部控制优化方案

采购合同内部控制优化方案如下：采购部需选择评审供应商，然后向采购部经理提供供应商名单，采购部经理审核后交由总经理审核，审核通过后，采购部和供应商进行谈判，谈判完成后根据法律顾问对合同的合法性和法律保障提出的意见起草合同。将合同提交采购部经理审阅，不通过重新起草合同，通过后转交法律顾问审阅，不通过则法律顾问提出意见，重新起草，通过后提交总经理审阅，不通过法律顾问再次提出意见，采购部重新起草合同，直至通过后，采购部开始修改编制采购合同，然后与供应商签订合同，最后将合同归档。采购合同内部控制优化方案的有效实施，有利于避免采购合同管理存在缺陷等问题，可在敲定业务之前有效规范预付账款，并与供应商确定完善合作项目，可降低企业风险。

6．采购验收内部控制优化方案

采购验收内部控制优化方案如下：供应商需按时发货，采购部将货物接受放置到仓库，并清点核对，若有问题，采购部提出解决方案交由采购经理和财务经理审核，审核通过联系供应商进行退换货处理，供应商重新发货，然后交由财务部处理。若无问题，采购部组织质量检验到质量部检验货物质量，质量部出示验收报告，转交采购经理审核，审核无问题经由采购部和质量部验收入库，最后交由财务部处理；若有质量问题存在，采购部提出解决方案，流程如上，最终交由财务处理。采购验收内部控制优化方案的实施可以严格把关验收入库，确保生产链的源头不出问题，建立严格的入库流程。

7．付款内部控制优化方案

付款内部控制优化过程如图二所示，按照该流程进行付款可以有效控制改善付款审核环节的不合理的问题，以及相关付款资料核对整理与检验不严格，从而导致账款结算不清等问题。

图二 付款内部控制优化方案

8．为保障采购与付款内部控制实施，企业还需完善公司控制环境，建立良好的公司文化和员工的价值观，完善风险评估体系，建立高效的信息沟通系统，设立完备的内部控制监督系统，建立内部控制评价体系。

四、讨论与结论

采购与付款业务环节的内部控制在企业稳赢的过程中十分重要，就一部分企业在采购和付款业务方面建立的内部控制制度而言，采购与付款业务内部控制制度不完善、不合理、不严谨，导致实际执行的过程中漏洞百出，最终面临破产，产生了巨大的经济损失。因此，在当前制造业企业的发展环境如此优越条件下，企业对采购与付款业务环节的内部控制需要更加重视。本文参考公司采购与付款内部控制的研究，结合东莞市旺鑫玩具厂的实际情况，提出采购与付款内控控制方案，对东莞市旺鑫玩具厂的购与付款内控控制流程的进行优化，完善采购与付款内控控制体系，最终在东莞市旺鑫玩具厂公司的实际运行中得到实践，并进一步完善。